יתרונות וחסרונות לתוסף של בומרנג לניהול דוא"ל

בומרנג, תוסף כרום לתזכורות לדוא"ל, מאפשר מעקב אחר הודעות דוא"ל באמצעות משלוח חוזר של ההודעות לדוא"ל שלכם. את מועד התזכורת ניתן לקבוע מראש בעת משלוח הדוא"ל עצמו או לאחר מכן, ובקביעת המועד אפשר לקבוע גם אחד מארבעה תנאים בהם ההודעה תחזור אלינו:

  1. אם אף אחד לא השיב להודעה
  2. אם הנמען/ים לא הקליק/ו על ההודעהboomerang-151561_640
  3. אם הנמען/ים לא פתח/ו את ההודעה
  4. בכל מקרה

הניסיון שלי עם בומרנג הוא מצוין, והוא מתאים לדעתי למי שעובד בסביבה המצריכה מעקב על כמה וכמה פרויקטים במקביל, שבכל אחד מהם כמות גדולה של משימות ותהליכים. ברוב המקרים, הכלל שאני בחרתי להודעות חוזרות היה אם הנמענים לא השיבו להודעה, וסה"כ זה עבד מצוין. אבל תוך כדי שימוש גיליתי שלוש הסתייגויות שכדאי לקחת בחשבון:

  1. השירות הסביר כרוך בתשלום
  2. בומרנג לא סוגר את כל הפינות של כל התזכורות
  3. בומרנג מתאים לדוא"ל מנוהל

והנה ההסברים המפורטים:

השירות הסביר כרוך בתשלום

השירות חינמי עד לגבול של 10 תזכורות חודשיות. מצד אחד חינם זה כיף, אבל מצד שני, אם אתם רוצים לעשות בבומרנג שימוש יומיומי (וסביר), 10 הודעות לא יספיקו. השירות שכולל כמות תזכורות בלתי מוגבלת עומד על 5$ לחודש, שזה לא המון כסף, אבל זה גם לא מעט בשביל שירות אינטרנטי.

בומרנג לא סוגר את כל הפינות של כל התזכורות

אני מאמינה גדולה בלרשום כדי לשכוח, ועד שהתחלתי להשתמש בבומרנג הכנסתי ליומן האלקטרוני גם משימות של מעקב אחר דוא"ל ספציפי שנשלח. את הפינה הזו בומרנג סוגר מדהים, אבל מעקבים ותזכורות כוללים לעיתים דברים שאינם נמצאים בתכתובת דוא"ל. במקרים כאלו, היומן האלקטרוני הוא עדיין המקום הטוב ביותר לדעתי לרשום בו דברים.

בומרנג מתאים לדוא"ל מנוהל

אם אתם משתייכים לקבוצה ההולכת וגדולה של אנשים שאין להם שליטה על הדוא"ל שלהם, ומידי יום מתווספות עוד ועוד הודעות שלא נקראו ויתכן שלא תפתחנה לעולם- אני מציעה לכם לא לעבוד עם בומרנג. זאת מכיוון שסביר להניח שאתם תתעלמו גם מההודעות החוזרות שישלחו מבומרנג ובפועל זה רק יכביד ויעיק על הקשב שלכם למה שקורה בדוא"ל.

בשורה התחתונה: בומרנג, הוא תוספף מצוין, אבל רק אם אתם מעוניינים לשלם על השירות, כותבים גם תזכורות לדברים שאינם נמצאים בדוא"ל ומצליחים לשמור על דוא"ל מנוהל.

 

פורסם בקטגוריה בלוג | להגיב

איך שומרים על דוא"ל מסודר ועל שפיות נפשית

הדואר האלקטרוני הוא עבור רבים מאיתנו כלי עבודה, תחביב והתמכרות. אנחנו משקיעים לא מעט שעות של היום שלנו מול שירות הדוא"ל ובודקים אותו בזמנים מוזרים ושעות אקזוטיות. מחכים לבאות, חוששים מהנחתות, מרחרחים מה העניינים, מתמכרים, מכורים. אם נשים רגע את ההפרעה הרגשית בצד, הדוא"ל הוא מקור בלתי נגמר של הסחות דעת, הסיבה מספר אחת בגינה אנחנו נגררים לעסוק בדברים הדחופים לכאורה על פני הדברים החשובים.

לפעמים באמת מדובר בדברים דחופים שחשוב שנגיב אליהם בזמן ובאופן כללי מדובר באמצעי תקשורת מרכזי בעולם העבודה שלנו. האתגר הוא איך ניתן לנהל את הזמן שלנו תוך כדי שימוש (מאסיבי) בו ככלי עבודה ולא לתת לו לנהל את הזמן שלנו.

email book

ככלי עבודה, חשוב שאנחנו ננהל אותו ולא הוא אותנו. אני מאמינה שדוא"ל מנוהל הוא כזה שנושק רוב הזמן לאפס הודעות שלא נקראו. אבל בין דוא"ל נקי ומסודר ובין התמכרות למענה מיידי שבא על חשבון התמקדות בדברים אחרים וחשובים – יש הבדל משמעותי.

הנה 5 כללי אצבע איך להשתמש בדואר האלקטרוני ולשמור על השפיות וניהול הזמן שלנו:

  1. זמנים קבועים– שריינו 3 חצאי שעות: בבוקר, בצהריים ובערב לקריאת דוא"ל- בזמנים האלה עברו על הדוא"ל והשיבו לכל מה שאתם יכולים.
  2. נוהל קלילים– כן, זה קשה לאללה, לא להסתכל כל הזמן הזה מי רוצה מה. אז אם בכל זאת אתם מציצים בין לבין, נסו לקרוא את הדוא"לים שאתם חושדים בהם ככאלו שאינם מצריכים תגובה, או לפחות לא תגובה של יותר מכמה מילים.
  3. נוהל כבדים– דוא"ל שמצריך התייחסות נרחבת של זמן ובירורים שכרגע לא ניתן לעשות סמנו בכוכב והפכו אותו למשימה ביומן בזמן מתאים לכם.
  4. בטיפול– צרו תגית "בטיפול" של דוא"לים ששלחתם, כלומר, כאלה שמצריכים מעקב ואת תשומת לבכם.
  5. מעקב– צרו חצי שעה מיוחדת אחת לשבוע למעקב אחר הדוא"לים בטיפול ובדקו מה הגיע לפתרון ואיפה צריך להמשיך ולטפל. סיימתם לטפל? איזה כיף, מחקו את התגית.

 

רוצה למצוא דרך שתתאים לך לנהל את הדוא"ל? אפשר ליצור קשר כאן לפגישת יעוץ.

פורסם בקטגוריה בלוג | להגיב

איך זוכרים מיליון דברים קטנים?

החיים שלנו מורכבים מכמות פעילויות, מעגלים ומחויבות הולכת ומתרחבת. מצד אחד זה כיף, כי זה מאפשר לנו מגוון ועושר, מצד שני, לפעמים זה אוכל לנו את הראש עם כדורים שעפים לנו מכאן לשם ורשימות בלתי נגמרות של דברים שאנחנו צריכים לעשות.

הכדורים המתעופפים הללו לא רק מטרידים, אלא הם גם מקשים עלינו לבצע משימות בייחוד את המשימות המורכבות שמצריכות את הריכוז והנוכחות המלאים שלנו.

אז הנה שלוש דרכים פשוטות שמאפשרות לנו מצד אחד לזכור את מיליון הדברים הקטנים, ומצד שני, לאפשר לנו להיות מרוכזים בדברים החשובים ובמה שאנחנו צריכים לעשות ממש עכשיו.

  1. לכתוב כדי לשכוח

אין סיכוי שנזכור הכל, וכדי להוריד מאתנו את עול הזיכרון אפשר פשוט לכתוב כל כדור קופץ כזה שהוא עולה. עדיף לכתוב זאת מיד ביומן האלקטרוני, אבל לפעמים כפתרון ביניים (עד סוף היום) אפשר להשתמע בעט ונייר. למה? כי מעבר לכך נוצרות לנו רשימות מצפון בלתי נגמרות, שהן גם מכבידות וגם משאירות אצלנו את החשש התמידי המקנן שאולי שכחנו משהו.

  1. לתזמן לרגע המתאים

הנה זה היכה בכם, ונזכרתם בעוד משהו קטן וחשוב שחייבים לעשות, או שממש רוצים וכדאי לעשות? לכל זמן ועת לכל חפץ אמר קהלת וצדק. פתחו את היומן האלקטרוני איתו אתם עובדים ושבצו את המשימה בזמן המתאים. מהו זמן מתאים? כמובן זה תלוי בסוג המשימה, למשל: שיחות טלפוניות קצרות קלאסי בזמן נסיעה בין פגישות, מילוי טפסים/התקשרויות עם גורמים בירוקרטים בזמן ארוחת צהריים, קניות בסוף יום העבודה וכו'.חתול ופירות פריז

  1. תזכורות חוזרות עד לביצוע

כבר רשמתם ביומן בזמן המתאים, וכבר דיברתם עם מי שהייתם צריכים, אבל עוד לא קיבלתם את מה שאתם צריכים? אז בסוף השיחה העתיקו את התזכורת למועד רלוונטי ומתאים לעדכון ותגובה. באותו רגע תוכלו לכתוב ולשכוח ולהמשיך ולהתרכז במה שחשוב כרגע. אם המשימה כבר מומשה עד למועד התזכורת תוכלו למחוק אותה (בחדווה!). אם עדיין לא, אתם תהפכו להיות האנשים המסודרים הללו שסוגרים פינות.

נכון, אנחנו כנראה לא נהפוך לבודהות הנמצאים בהוויה מלאה ברגע, אבל הדרכים הללו יכולות להפחית משמעותית את האנרגיה שאנו משקיעים בלנסות ולזכור את כמויות המשימות, שיחות הטלפון והרצונות שמציפים את זכרוננו ויתנו לנו אפשרות להיות יותר ברגע.

 

פורסם בקטגוריה בלוג | להגיב

איזה טיפוס את/ה? 5 טיפוסי מנהלי זמן

לכל אחת ואחד מאיתנו יש את הדרך שלו להתמודד עם ה-24 שעות שמרכיבות את היממה. האתגר הגדול הוא איך אנחנו עושים את זה עם כמה שיותר תחושות של הצלחה ומיקוד בדברים שחשובים לנו ונוכחות ברגע. כן, זה פשוט לכתוב ולומר, וזה ממש, ממש קשה לעשות. ואם כבר מנסים לעשות, אז יש כמה וכמה דרכים.

לורן זנדר מציעה חמישה טיפוסים של מנהלי זמן, אולי תמצאו את עצמכם באחד או יותר מהם:

  1. המרטירים– אלו שמתלוננים שאף פעם אין להם זמן, אבל ממלאים את היומן שלהם עם מחויבויות לאחרים במקום להתמקד במה שחשוב להם.

והשאלה: למה לבחור דווקא במחויבויות כלפי אחרים על פני הזנחת דברים שחשובים לכם?

  1. הדחיינים הפרועים– אלו שמחכים עד לרגע האחרון-אחרון, שאוהבים לעבוד רק שהפצצה כבר מתקתקת.

והשאלה: האם שווה להסתובב עם אבן מחויבות נדחת כזו על הכתפיים שלכם ולהקשות על עצמכם להיות נוכחים ברגע?

  1. מערכי החסר– אלו שממלאים את סדר היום שלהם במיליון משימות מתוך תקווה חסרת בסיס לגבי כמות הזמן הריאלית שתקח כדי לבצע את אותם רעיונות מעולים באמת ונשארים עם תחושות התסכול איך זה לא קרה.

והשאלה: לא עדיף לנסות להבין כמה באמת הדברים אמורים לקחת, לתכנן אותם בהתאם ולהצליח?

  1. הכל מהכל– אלו שיעדיפו תמיד את הכמות על פני האיכות, בכל יום יתחילו ויסיימו רשימה בלתי נגמרת של משימות, בלי שמץ של יכולת להנות ממה ואיך שהם עושים.

    20130504_124928

    ציור קיר ברלין 2013

והשאלה: האם באמת אפשר לעשות את הכל מהכל כל הזמן? והאם לא כדאי להחליט לעשות פחות, להיות מרוצים יותר, ומטורללים ורצוצים פחות?

  1. החרדים ממחויבות– אלו שיעדיפו "לזרום", ולא לכבול את עצמם לתוכניות, להשאיר מקסימום מרחב תמרון לבניית התוכניות שלהם בספונטניות ולפי מצב הרוח. בדרך כלל הם לא יממשו את רוב התוכניות שהיו להם.

והשאלה: למה לתלות כל כך הרבה על מצב רוח ולהישאר עם תחושות לא פשוטות של תסכול על כל הדברים שאתם לא מספיקים לעשות?

 להכיר בבעיה היא לפעמים חצי הדרך אל הפתרון. להבין איך ולמה אנחנו משתמשים בזמן שיש לנו בידיים בצורה מסוימת, יכולה לעזור לנו להבין איך אפשר לעשות חלק מהדברים אחרת ולא פחות חשוב, למצוא את הדרך המתאימה ביותר עבור כל אחד מאיתנו כדי להביא את עצמנו למקום אחר, מפוקס יותר, יעיל יותר, מתוסכל פחות עם פחות רגשות אשמה.

פורסם בקטגוריה בלוג | להגיב

איך מתחילים את (יום) ראשון נכון

הוא לא חייב להיות מבאס, ובטח שלא כל שבוע צריך להיות קשה. תכלס, זה תלוי בהמון גורמים שעל חלקם אין לנו שליטה, אבל יש כמה דברים שהם לגמרי בידיים שלנו ויעזרו לכם להתחיל שבוע טוב יותר.

בנדנדה הנעה בין עומס לחשק נמוך, מידי שבוע מגיע לו יום ראשון בבוקר. אם זה היה נסגר רק בבוקר, הכל היה יחסית עוד בסדר, אבל בעצם הוא מסמל את בואו של שבוע עבודה שלם.

האמת היא שראשון נכון מתחיל בחמישי בערב. הרבע שעה האחרונה והנעימה הזו של חמישי, שכבר ניחוחות סוף השבוע כבר פה, אז כדאי להעיף מבט נינוח על שבוע הבא לראות מה יש לנו שם ולתכנן איך אנחנו רוצים שהשבוע בצידו השני של הסופ"ש יראה.

  1. להוסיף– לנקות שולחן מכל הפתקים המפוזרים לתוך היומן. משימות חשובות לשבץ לזמן בו הריכוז שלך בשיאו, משימות קטנות לשעות "הקשות" (מי אמר לפני/אחרי ארוחת צהריים ולא קיבל).
  2. לפנות– את הדוא"ל. בלי להזכיר שמות, יש אנשים שלא מפסיקים לעבוד גם בסופ"ש, אז לכבודם ולכבוד הדוא"לים שלא הספקנו להגיע אליהם בשבוע שעבר, תתחילו בחצי שעה סגורה ביומן לדוא"ל ועוד חצי שעה כבזו בסוף יום ראשון.
  3. לראות– מה הם הדברים הדחופים ומהם הדברים החשובים שחייבים לקרות בשבוע הבא. לוודא שנתתם להם מספיק זמן בשבוע הבא עלינו לטובה.city coffee
  4. לדחות– אם אתם מזהים דברים פחות דחופים או פחות חשובים (או שניהם) שיכולים לחכות לשבוע הבא ואף למועד מאוחר יותר, העבירו אותם אחר כבוד ביומן לזמן רחוק יותר.
  5. חלונות– עם כל הכבוד לתכנון ,אנחנו יודעים בוודאות שיהיו גם בצ"מים, יעני עניינים בלתי צפויים מראש. אז תשאירו כמה חלונות פנויים לאורך השבוע. ואם יהיה שבוע טוב במיוחד ללא בלתי צפויים, קדמו לתוך החלונות את המשימות שדחיתם לשבוע הבא (זה לרוב לא קורה, אבל תמיד טוב להשאיר מקום לאופטימיות זהירה).

ראשון הוא ראשון. בינינו לבין הסופ"ש מפריד אותו זמן מקסימאלי, אבל אם הצלחנו להבטיח שנעזוב את העבודה בשעה שתבטיח לנו קצת חיים ואנחנו סגורים על זה שהדברים הדחופים והחשובים כבר בתוך היומן, אפשר להתחיל אותו בראש קצת יותר שקט ומפויס.

פורסם בקטגוריה בלוג | להגיב

5 סיבות לזנוח את רשימות הנייר ולעבור ליומן אלקטרוני

לפני כמה שנים הייתי בתוכנית עמיתי מחקר במשרדי ממשלה. באחד מימי האוריינטציה ניסו לשכנע אותנו שמחברת יכולה להיות החברה הכי טובה שלנו, לשדר מקצועיות ואחריות. אני עדיין מאמינה גדולה בלכתוב כדי לשכוח, אבל כדי לעשות דברים בזמן הנכון, הנייר כבר לא יכול להיות שם לבד, כי אין לו את היכולת לעמוד בקצב ובגודש של המשימות שהחיים מביאים לנו.

דפים_2015_2

מה שקורה לא מעט הוא שהדפים החינניים והמחברות הצבעוניות הופכות להיות רשימות מצפון רע, שמרוב איימה למצוא שם את כל הדברים שלא עשינו, אנחנו פשוט בוחרים לא להסתכל עליהם.

במציאות דינאמית אנחנו צריכים כלים דינאמיים, בזמן המתאים, שהמתקשרים עם האנשים הרלוונטיים את הדברים והמקומות הרלוונטיים. כלים זמינים וקלים לתפעול אפשר למצוא ביומנים המחוברים אל הדוא"ל בו אתם משתמשים.

 

5 יתרונות ליומן אלקטרוני

אז הנה חמש סיבות לעזוב את המחברות והרשימות ולעבור אל יומן אלקטרוני:

  1. לתזמן ולהזכיר– בטלפון הנייד ו/או במחשב, בזמן שבחרתם כמתאים לתזכורת.
  2. לחזור ולהזכיר– תזכורת על בסיס קבוע (יומי, שבועי, חודשי, שנתי) נעשת תוך רגע וגם תזכורות שאנו רוצים להבטיח שיהיו שם עד שהמשימה תתבצע מועתקות בשיניות אל המועד הבא בו אנו מעוניינים בתזכורת.
  3. הזמנה ושיתוף פגישות– משלוח פשוט של הודעה למשתתפי פגישות שאתם מארגנים עם אפשרות לציין איפה בדיוק נפגשים, מה על סדר היום ומי המשתתפים, ולא פחות חשוב- עדכון קל ומהיר במידה ומועד הפגישה משתנה.
  4. לתעד ולחפש– כל הפגישות נשמרות וניתן לחפש תזכורות, מועדי פגישות ונתונים.
  5. קבצים וקישורים– אפשרות קלה להוסיף קישורים להפניות וקבצים רלוונטיים לפגישות או תזכורות. מגניב בייחוד כזימונים לפגישות, אבל מועיל גם כתזכורות עצמיות.

 

מתי בכל זאת נייר (ויש גם תחליפים)

יש סיבה אחת עיקרית להשאיר את הדפים בסביבה- דפי טיוטא, עליהם כותבים דברים מהירים, מחשבות מהירות, נקודות תוך שיחה, אבל בסוף היום מוציאם את כל הדברים הרלוונטיים מתוכם ואת הדפים זורקים אחר כבוד לפח המיחזור שלא יהפכו חלילה לרשימות מצפון דואב.

אם אתם עדיין מחוברים לתחושת הסיפוק במחיקת דברים שכבר עשיתם מתוך רשימה, אולי תרצו לנסות את אפליקציית Keep. ואם אתם מחפשים פתרון לסיכומי פגישות ופתקים, מציעה לכם לבדוק את אפליקציית  EVERNOTE שמאפשרת לשמור תמונות של הניירות הקטנים הללו במקום אחד ממוחשב שנשמר.

 

פורסם בקטגוריה בלוג | להגיב

איך להפוך מטרות למשימות קטנות ובנות ביצוע

התסכול מעומס משימות והתחושה הקשה הנובעת מהעדר מוטיבציה הן תחושות שעולות בנו לפעמים. משימות קטנות יכולות להיות דרך מעולה גם להצליח לעשות דברים בזמן וגם בתחושה של הצלחה.

לכולנו יש מטרות מורכבות בחיים בכלל ובחיי העבודה שלנו בפרט. אלו הם הדברים שנותנים לנו משמעות והרבה פעמים מהווים את המסגרות של פרויקטים, תהליכים ותוכניות שאנחנו עושים.

אבל בפרפראזה על משפטו של החכם הסיני לאו דזה: "כל מסע ארוך מתחיל בצעד אחד קטן", אפשר לומר שכל מסע ארוך מורכב למעשה מצעדים קטנים רבים שמאפשרים לנו להגיע מנקודת ההתחלה אל המטרות שהצבנו בפנינו.

התסכול והעדר המוטיבציה מגיעים בדרך כלל מתישהו באמצע הדרך, אחרי שכבר נכנסנו לעבודה או לפרויקט, אבל הרבה לפני שהמטרה הגדולה נראת באופק. הרבה פעמים הם מלווים בתחושה של העדר משמעות וניכור ממה שאנחנו עושים.

אם אנחנו עושים דברים מטופשים או נוראים לגמרי, גם שיטת המשימות הקטנות לא תציל אותנו, אבל אם זה רק חריקות קטנות בדרך למטרה שבסך הכל אנחנו שלמים איתה, משימות קטנות יכולות להיות דרך מעולה גם להצליח לעשות דברים בזמן וגם בתחושה של הצלחה.

 איי וויווי, מוזיאון תל אביב, ינואר 2015

איי וויווי, מוזיאון תל אביב, ינואר 2015

משימות קטנות דורשות מאיתנו דברים ברי השגה, ברורים שתלויים רק בנו. וכמה שתחושת תסכול מדחיינות יכולה להיות מרה, ככה כיף להצליח ולעמוד במשימה שהקצבתם לכם- קצרה ממוקדת, שקידמה אתכם הלאה.

אז ביום כזה שלא מצליחים להתניע ולגרד את המוטיבציה מהרצפה, הנה הצעה ב-4 צעדים פשוטים איך להפוך משימות גדולות לשורה של משימות קטנות ובנות ביצוע:

  1. נתחו את הפרויקט או התהליך אותו אתם עושים לארבע רמות: תחום, פרויקט, מתלה, משימות.
  2. העריכו כמה זמן נדרש לכל משימה. חשבתם שתוכלו לסיים את המשימה תוך שעה? תנו לה לפחות שעתיים ותתמודדו עם נטייתנו להערכת חסר. פרק הזמן המינימאלי לכל משימה יהיה חצי שעה. נשאר לכם זמן? מעולה, לכו להכין כוס תה ולתפוס שיחת מסדרון.
  3. שבצו את המשימה ביום ובשעה המתאימים לביצוע ביומן לפי הלו"ז שהוגדר. אם מדובר בכמה וכמה שעות, אפשר לפזר אותן על פני כמה ימים.
  4. לא הספקתם לעשות את כל המשימות שהקצבתם להיום? העבירו את הנותרות ביומן למחר, או למועד הקרוב הרלוונטי בגבולות הלו"ז ותסגרו את היום עם תחושת ההצלחה של אלו שהספקתם להשלים.
פורסם בקטגוריה בלוג | להגיב