5 סיבות לזנוח את רשימות הנייר ולעבור ליומן אלקטרוני

לפני כמה שנים הייתי בתוכנית עמיתי מחקר במשרדי ממשלה. באחד מימי האוריינטציה ניסו לשכנע אותנו שמחברת יכולה להיות החברה הכי טובה שלנו, לשדר מקצועיות ואחריות. אני עדיין מאמינה גדולה בלכתוב כדי לשכוח, אבל כדי לעשות דברים בזמן הנכון, הנייר כבר לא יכול להיות שם לבד, כי אין לו את היכולת לעמוד בקצב ובגודש של המשימות שהחיים מביאים לנו.

דפים_2015_2

מה שקורה לא מעט הוא שהדפים החינניים והמחברות הצבעוניות הופכות להיות רשימות מצפון רע, שמרוב איימה למצוא שם את כל הדברים שלא עשינו, אנחנו פשוט בוחרים לא להסתכל עליהם.

במציאות דינאמית אנחנו צריכים כלים דינאמיים, בזמן המתאים, שהמתקשרים עם האנשים הרלוונטיים את הדברים והמקומות הרלוונטיים. כלים זמינים וקלים לתפעול אפשר למצוא ביומנים המחוברים אל הדוא"ל בו אתם משתמשים.

 

5 יתרונות ליומן אלקטרוני

אז הנה חמש סיבות לעזוב את המחברות והרשימות ולעבור אל יומן אלקטרוני:

  1. לתזמן ולהזכיר– בטלפון הנייד ו/או במחשב, בזמן שבחרתם כמתאים לתזכורת.
  2. לחזור ולהזכיר– תזכורת על בסיס קבוע (יומי, שבועי, חודשי, שנתי) נעשת תוך רגע וגם תזכורות שאנו רוצים להבטיח שיהיו שם עד שהמשימה תתבצע מועתקות בשיניות אל המועד הבא בו אנו מעוניינים בתזכורת.
  3. הזמנה ושיתוף פגישות– משלוח פשוט של הודעה למשתתפי פגישות שאתם מארגנים עם אפשרות לציין איפה בדיוק נפגשים, מה על סדר היום ומי המשתתפים, ולא פחות חשוב- עדכון קל ומהיר במידה ומועד הפגישה משתנה.
  4. לתעד ולחפש– כל הפגישות נשמרות וניתן לחפש תזכורות, מועדי פגישות ונתונים.
  5. קבצים וקישורים– אפשרות קלה להוסיף קישורים להפניות וקבצים רלוונטיים לפגישות או תזכורות. מגניב בייחוד כזימונים לפגישות, אבל מועיל גם כתזכורות עצמיות.

 

מתי בכל זאת נייר (ויש גם תחליפים)

יש סיבה אחת עיקרית להשאיר את הדפים בסביבה- דפי טיוטא, עליהם כותבים דברים מהירים, מחשבות מהירות, נקודות תוך שיחה, אבל בסוף היום מוציאם את כל הדברים הרלוונטיים מתוכם ואת הדפים זורקים אחר כבוד לפח המיחזור שלא יהפכו חלילה לרשימות מצפון דואב.

אם אתם עדיין מחוברים לתחושת הסיפוק במחיקת דברים שכבר עשיתם מתוך רשימה, אולי תרצו לנסות את אפליקציית Keep. ואם אתם מחפשים פתרון לסיכומי פגישות ופתקים, מציעה לכם לבדוק את אפליקציית  EVERNOTE שמאפשרת לשמור תמונות של הניירות הקטנים הללו במקום אחד ממוחשב שנשמר.

 

פורסם בקטגוריה בלוג. אפשר להגיע לכאן עם קישור ישיר.

כתיבת תגובה