איך שומרים על דוא"ל מסודר ועל שפיות נפשית

הדואר האלקטרוני הוא עבור רבים מאיתנו כלי עבודה, תחביב והתמכרות. אנחנו משקיעים לא מעט שעות של היום שלנו מול שירות הדוא"ל ובודקים אותו בזמנים מוזרים ושעות אקזוטיות. מחכים לבאות, חוששים מהנחתות, מרחרחים מה העניינים, מתמכרים, מכורים. אם נשים רגע את ההפרעה הרגשית בצד, הדוא"ל הוא מקור בלתי נגמר של הסחות דעת, הסיבה מספר אחת בגינה אנחנו נגררים לעסוק בדברים הדחופים לכאורה על פני הדברים החשובים.

לפעמים באמת מדובר בדברים דחופים שחשוב שנגיב אליהם בזמן ובאופן כללי מדובר באמצעי תקשורת מרכזי בעולם העבודה שלנו. האתגר הוא איך ניתן לנהל את הזמן שלנו תוך כדי שימוש (מאסיבי) בו ככלי עבודה ולא לתת לו לנהל את הזמן שלנו.

email book

ככלי עבודה, חשוב שאנחנו ננהל אותו ולא הוא אותנו. אני מאמינה שדוא"ל מנוהל הוא כזה שנושק רוב הזמן לאפס הודעות שלא נקראו. אבל בין דוא"ל נקי ומסודר ובין התמכרות למענה מיידי שבא על חשבון התמקדות בדברים אחרים וחשובים – יש הבדל משמעותי.

הנה 5 כללי אצבע איך להשתמש בדואר האלקטרוני ולשמור על השפיות וניהול הזמן שלנו:

  1. זמנים קבועים– שריינו 3 חצאי שעות: בבוקר, בצהריים ובערב לקריאת דוא"ל- בזמנים האלה עברו על הדוא"ל והשיבו לכל מה שאתם יכולים.
  2. נוהל קלילים– כן, זה קשה לאללה, לא להסתכל כל הזמן הזה מי רוצה מה. אז אם בכל זאת אתם מציצים בין לבין, נסו לקרוא את הדוא"לים שאתם חושדים בהם ככאלו שאינם מצריכים תגובה, או לפחות לא תגובה של יותר מכמה מילים.
  3. נוהל כבדים– דוא"ל שמצריך התייחסות נרחבת של זמן ובירורים שכרגע לא ניתן לעשות סמנו בכוכב והפכו אותו למשימה ביומן בזמן מתאים לכם.
  4. בטיפול– צרו תגית "בטיפול" של דוא"לים ששלחתם, כלומר, כאלה שמצריכים מעקב ואת תשומת לבכם.
  5. מעקב– צרו חצי שעה מיוחדת אחת לשבוע למעקב אחר הדוא"לים בטיפול ובדקו מה הגיע לפתרון ואיפה צריך להמשיך ולטפל. סיימתם לטפל? איזה כיף, מחקו את התגית.

 

רוצה למצוא דרך שתתאים לך לנהל את הדוא"ל? אפשר ליצור קשר כאן לפגישת יעוץ.

פורסם בקטגוריה בלוג. אפשר להגיע לכאן עם קישור ישיר.

כתיבת תגובה